آداب ایمیل ۲

نکات زیرمکمل مطالب آداب ایمیل 1 است.

  • پیام ایمیل باید کوتاه باشد. اگر خواننده نیاز به گرداندن صفحه دارد احتمالا ایمیل  روش مناسبی برای ارتباط نیست.
  • از عنوان برای خلا صه کردن استفاده کنید نه شرح دادن.
  • از لحن نامناسب استفاده نکنید. هر ایمیلی ممکن است نهایتا سر از هر جایی در بیاورد و باعث شرمندگی بشود.
  • از ایمیل برای گفتن فقط “ممنون” استفاده نکنید.
  • ببنید که در “To” چه کسی قرار دارد.
  • اگر ناراحت یا عصبی هستید, از تلفن یا تماس حضوری به جای ایمیل استفاده کنید.
  • به جای “Reply To All” دقت کنید می خواهید  ایمیلتان به کدام افراد در لیست فرستاده شود.
  • در متن ایمیل وظایف , مسئولیت ها یا سوال هایتان را دقیق مشخص کنید. مخصوصا اگر به چند نفر می فرستید.
  • از تغییر محتوی بدون تغییر موضوع خوداری کنید.
  • اگر مورد مواردی مشابه ایمیل می فرستید, بهتر است در یک ایمیل قرار دهید که در وقت خواننده صرفه جویی کنید.
  • اگر مطالبتان ترتیب دارند, از …,1,2,3,4 استفاده کنید و در صورتی که ترتیب ندارند از فرم نقطه ای مانند این لیست استفاده کنید.
  • اگر در موارد خیلی دور از هم سئوال می کنید, بهتر است در ایمیل های جدا گانه قرار دهید که بتوان هر کدام را جداگانه پیگیری کرد.
  • قبل از ارسال چک کنید آیا متن شما درست آمده و اگر پیوست دارید آن را  پیوست کرده اید.
  • اگر ایمیلتان خیلی مهم است به خود چند ساعت برای ارسال آن فرصت بدهید.
Like 🙂
0

آداب ایمیل

این روز ها  ایمیل در حال تبدیل شدن به وسیله ای قالب برای ارتباط ماست. مرور نکات زیر می تواند به صرفه جویی در وقت شما و مخاطبانتان , کاهش دلخوری وایمنی کامپیوترتان کمک کند.

1.       مختصر و مفید بنویسید. ایمیل های خیلی طولانی احتمالا خوانده نخواهند شد.

2.       اگر از دوستانتان به خاطر ایمیل های بی جواب دلخورید, حد اقل شما ایمیل های  سوال یا درخواست را بی جواب نگذارید.

3.        به تمام سوالات پرسیده شده در یک ایمیل جواب بدهید تا در وقت همه صرفه جویی شود.

4.       دیکته و دستور زبان را رعایت کنید.

5.       سرسری جواب ندهید. توجه داشته باشید وقتی که شما صرف نوشتن یا جواب دادن ایمیل می کنید را می توان حدس زد.

6.       آن را برای شخصی که می فرستید اختصاصی کنید فرستادن یک ایمیل  کلی برای چندین نفربه سختی نشان دهنده علاقه شما به همه آنهاست.

7.       برای جواب های تکراری می توانید از الگو ها استفاده کنید.

8.       سریع پاسخ بدهید. حد اکثر در24 ساعت. اگر جواب شما مستلزم کاری است که بیشتر وقت می گیرد, با یک ایمیل کوتاه ذکر کنید که بعدا جواب خواهید داد.

9.       فایل های غیر ضروری ضمیمه نکنید.

10.   از ساختار وچیدمان مناسب استفاده کنید.

11.   از گزینه )خیلی مهم ( زیاد استفاده نکنید که چوپان دروغگو نشوید.

12.   با حروف بزرگ تایپ نکنید چون حالت داد زدن را تداعی می کند.

13.   رشته ایمیل را حفظ کنید.

14.   یک قالب رفع مسئولیت disclaimers به ایمیلتان اضافه کنید.

15.   قبل از ارسال, ایمیل خود را بخوانید.

16.   از Reply to All بیش از حد استفاده نکنید.

17.   از To  برای کسانی که طرف ایمیل هستند و از CC  برای دیگران استفاده کنید.

18.   از کلمات مختصر و شکلک ها با دقت استفاده کنید.

19.   از فرمتی استفاده کنید که خوانا باشد.

20.   اگر از HTML  استفاده می کنید مطمئن شوید که گیرنده آن را می تواند دریافت کند.

21.   ایمیل های زنجیره ای را فوروارد نکنید.

22.   در ایمیلتان درخواست رسید نکنید.

23.   اگر در فرستادن اشتباه کردید , در خواست ارجاع ایمیل را نکنید فقط بگویید اشتباه بوده است.

24.   بدون اجازه کپی نکنید.

25.   از ایمیل برای اطلاعات محرمانه استفاده نکنید.

26.   از عنوانی مفهوم برای موضوع Subject ایمیل استفاده کنید که گیرنده بدون باز کردن ایمیل بتواند محتوای آن را حدس بزند.

27.   از جملات معلوم بجای مجهول استفاده کنید. مثلا من فلان کار را خواهم کرد در مقابل فلان کار انجام خواهد شد

28.   از گزینه اضطراری فقط در موارد اضطراری استفاده کنید.

29.   از جملات بلند بپرهیزید.

30.   ایمیل های نژاد پرستانه را فوروارد نکنید.( حتی اگر جوک باشد)

31.   اگر ایمیلی به شما اخطار ویروس داشتن داد آن را فقط پاک کنید.

32.   اگر ایمیل کلی می نویسید , آن را از لحاظ جنسی خنثی بنویسید.

33.   به اسپم ها جواب ندهید. حتی جواب نه. چون با این کار فعال بودن ایمیل شما تایید می شود.

34.   کسی را درCC  قرار ندهید مگر اینکه او بتواند حدس بزند هدف از CC شدنش چه بوده است.

35.   قبل از زدن دکمه Send  تا 10 بشمارید.

36.   اگر مطلبی برایتان جالب بود بجای اینکه به تمام افراد در لیستتان, فقط برای کسانی که به آن موضوع علاقمند هستند بفرستید.

37. ازبه رنگِ رنگین کمان کردن متن خود داری کنید. چون به بی سلیقه بودن متهم می شوید.

38. درخواست فرستادن به 7  نفر نکنید (لطفاٌ)

بر گرفته از

http://www.emailreplies.com/Index.html#1concise


Like 🙂
1